網站地圖 手機版當前位置:主頁 > 自我成長 > 時間管理 >

重拾時間管理

你管好自己的時間了嗎?來源:Thinkbond   公羽   2018-08-17

重拾時間管理

親,你管好自己的時間了嗎?

這句話是我能想到的最委婉的提醒自己珍惜時間的話。近期多角度、多方位、多種類的雜事(stuff)襲來,讓經常以“時間管理愛好者”自居的我的狀態多少有些波動,同時也體現了“兵馬未動,糧草先行”的重要性:不把糧草準備好,兵馬打起仗來就沒有安全感。要改變,第一步就得坦誠面對問題:最近的抗干擾能力就像考場手機信號屏蔽一樣弱爆了,這是拖延癥的典型表現之一。

下面,借助對幾年來實踐時間管理方法的回顧,重整思緒,突破瓶頸,恢復狀態。

一、摸爬滾打

3年多GTD迂回之路:盲目模仿使用紙筆1個月,轉戰“單機”軟件MLO約半年,嘗試可在線存儲的Doit.im等若干工具約1年,有了傳說中的神器palm四大天王很有愛1年,Blackberry到手后簡潔的NextAction吸引了我半年,Android下簡化為Calendar與Web同步穩定有效使用半年,定格IOS下Omnifocus(注:不是我不會算數,而是我也搞不清工具間切換的具體日期了,大多都是交叉重疊使用)。

總結:形成系統很重要

有如此復雜的工具使用經歷,主要有兩點原因:

  1. 最初受限于購買能力,無法一步到位使用向往的工具;
  2. 當前的環境下,有效的時間管理方法還沒有得到普及,致使很多人走了不少彎路。

另外補充一點,Palm手機信號時有時無,Blackberry知趣的失蹤,Android另找新歡等一系列事件,也為進化到IOS平臺作出了不可磨滅的貢獻,在此紀念它:Palm650、Blackberry 8700、Samsung S5570。

二、漸入佳境

大約半年多前,也就是入手Android一段時間后,當時作了一篇小文《個人綜合管理系統Android版》總結,已經形成了較為系統的工具集。在此將當時文中未更新的部分寫在這里供Android平臺的朋友們參考:這里指的個人綜合管理,泛指對個人時間、知識、思維的管理,除原文介紹的內容外,主要針對知識管理以及時間管理進行了改進。

  1. 知識管理:將Wiz替換為Evernote,主要是因為用戶體驗方面的差異巨大。
  2. 時間管理:將Doit.im去掉,簡化為Google日歷與手機自帶日歷同步(使用Exchange近似推送PUSH功能)+ 筆記的方式。減少了不少多余的操作,但也帶來一個隱患:GTD中的回顧功能實現度較低,僅僅可以通過日歷查看重大任務節點。至此,Palm OS、Blackberry OS、Android OS三大智能平臺均已嘗試。

三、系統形成

因為一次偶然的機會,2012-3-11在蘇寧購入iPhone 4S,正式接觸IOS。有了之前智能系統的使用經驗再看IOS的用戶體驗,的確感受到了質的不同。更重要的是,這些體驗正是我所需要的。

Google了眾多熱心網友分享的IOS GTD實踐心得,外加一個神級(包括高昂的售價和單一的平臺)的軟件Omnifocus和其完善的視頻教程。僅僅最便宜的iPhone版也賣128元,在此之前,從來沒有想象過,我會買這么貴的手機軟件,都可以用來買部老年電話了。

得益于之前掌握的理論基礎(GTD、ZTD),很快便整好了IOS平臺下的個人綜合管理系統。下面以時間管理為例進行總結:

前言

但凡涉及底層的東西,都與個體緊密相關,也就是說,以下的內容是完全基于個人特點(所處的環境、現有資源、工作生活習性)深度定制后的時間管理系統。而且,我越來越堅信,最好用的系統也必定是經過深度定制的。對于想嘗試的朋友,建議:先去打好理論基礎,結合自己的特點與目標需求,定制屬于自己的系統。但,不要花太多時間,據說工具的挑選是個瓶頸。而且,網上已有各種各樣的優秀的系統的總結供你參考。

注:請確保看過前言了。

0. 總覽圖

時間管理分解圖

按照流程執行順序(收集→處理→組織→執行→回顧)分別介紹,最后再附一些Tips。

注:此流程非GTD原版流程,乃個人定制調整后的,僅供參考。關于文中所列軟件的具體用法請參考自帶幫助或搜索,為節約篇幅,本文不再詳述。

1. 收集:清空雜事,專注當下;深度收集,分類存放。

  1. 用到的工具:以Omnifocus為主線,整合Evernote、筆記本(紙)、電腦文件夾等。
  2. 具體做法:想法/任務/信息 →記錄到紙質筆記本/紙條中→空閑時間集中錄入到Omnifocus(簡稱OF)中的收件箱。

2. 處理:將OF收件箱中的雜事(stuff)分解成下一步行動(即具體可行的步驟)

  1. 用到的工具:Omnifocus、紙筆;
  2. 具體做法:思考收件箱中stuff的解決辦法(即一個或多個下一步行動),判斷該Stuff是否可行來確定繼續處理還是將其歸類到”將來也許“清單、”等待“清單或者直接刪掉。如果可行,則考慮預期目標并進行步驟分解。在這里,處理的輸出物就是存放在Omnifocus收件箱中的一個個具體的行動。

注意:分解的行動(Tasks)必須為動詞開頭(意即可執行)。

3. 組織:計劃每個“下一步行動”

  1. 用到的工具:Omnifocus 、Clear、Calendar(自帶);
  2. 具體做法:找個相對完整的時間,打開OF的收件箱。逐條審視,并按照以下步驟判斷:是否”2分鐘“(泛指很短時間)能完成?如果是或者對于類似購物備忘、查檢表清單等,就交給Clear;有明確期限的單個任務放入神圣的日歷(Calendar)。最后一個步驟是賦予屬性:分配情景Context(OF里叫“上下文”)→分配項目(OF的將任務“下鉆”至另一任務或項目中的功能很不錯)→分批時間計劃

以上內容適合每日有3-5個任務的情況,如果每天的任務數較多,就需要考慮一些技巧。

  1. 每周一標注當周的重要日程(OF里有旗標功能);
  2. 每天早晨標注3件最重要的事。

這樣,在執行時就可以按照旗標的順序依次執行,有的放矢。

對于類似讀書清單類的任務直接用Single Action Group來代替新建一個Project以方便操作。

例如,我將每天早晨比做的幾個小任務打包成一個晨間序列

我的晨間序列中包含以下子任務:

  1. 背單詞
  2. 定計劃
  3. 閱讀RSS
  4. 確認員工安排

每執行完一個在OF中打一個鉤,同時自動生成了明天的任務。

4. ★ 執行:按情景(上下文)批量處理任務,多使用小系統(小系統是指在日常工作生活中,積累下來的優秀操作模式),必要時用番茄時間防止分心。

  1. 用到的工具:Omnifocus
  2. 具體做法:根據當前所在的情景(比如辦公室)選擇對應的下一步行動去執行。因為這樣批量的去進行,效率會很高,避免了“換線”。其中OF有個有用的功能,可以通過視圖按鈕選擇“可用”,這樣過濾出的下一步行動都是當前可操作的內容。
  3. 選擇當下要做的下一步行動,參考四條準則 :
  1. 場合:在步驟中加入動詞有助于確定情景
  2. 時間:首先準備好充足的時間
  3. 精力:注重休息與鍛煉
  4. 輕重緩急:考慮了前面幾項因素后,再調整好心情就可以全心干活了!
  1. 行動清單的執行優先級三原則:
  1. 優先做自己時間管理系統內的下一步行動;
  2. 利用收件箱將突發事務過濾(延緩執行緊急但不重要的),專注在手上的工作;
  3. 規劃的時間:找個空檔時間,靜靜思考,處理類似每周檢視的事情。

減少干擾源,小事集中處理,盡量保證每天有充足的免打擾時間段。

開動前,準備好身、心、相關材料,哪怕是一小點的開始也很有價值。

具體執行時,可每天分別設置當天“必須、應該、可以”做的3件事,這樣更易執行。(借鑒了網友“@無盡之眼”的敏捷個人方法)

必要時使用番茄計時器/關閉網絡/找“小黑屋”。

5. 回顧:(每周/每月/每年)確保整個系統運行正常,承先啟后,反思改進。

  1. 用到的工具:Omnifocus(如果有Mac或iPad會好些,iPhone里回顧功能較弱)

1) 周回顧(每周六)

  1. 清空收件箱(Omnifocus、Evernote、筆記本)、收藏夾(foxmail、微博、Chrome)
  2. 查看Omnifocus所有的任務清單及行動清單,確認上周完成情況
  3. 查看日歷(擬定下周日程)
  4. 查看本周做的筆記(想法、記錄等)

2) 月回顧(每月底)

  1. 從“六個高度”分別檢視本月內容;六個高度的內容在《搞定》中是指:
  1. 50000ft:人生目標、價值觀;
  2. 40000ft:三年后事業及個人愿景;
  3. 30000ft:一年目標,每年檢視日記,制作出年度計劃;
  4. 20000ft:角色責任,對照自己關注的范圍,進行確認;(將Project Folder設置為各種角色,如個人修煉(含讀書、體育鍛煉等)、工作項目(工作中所擔任的各種角色要做的項目)、雜事)
  5. 10000ft:項目,使用Omnifocus分解為下一步行動,并做好每周回顧;
  6. 跑道:下一步行動,使用Omnifocus批量處理;
  1. 初步擬訂下月計劃

從六個高度,按照心智,健康,家庭,工作,社交,娛樂,理財7個類別進行回顧。這可幫助自己掌控方向,避免失衡。我覺得六個高度好像一個知識系統,讓我可以隨時檢視人生的方向哪部分自己還不清晰,并進而引發自己學習的方向。

一些Tips

1. 小系統常態化:建立/固化可信賴的小系統

  1. 將重復、例行、特定環境、條件相對固定的事項歸類,建立起小系統。
  2. 流程:探索→歸納→固化→改進

2. 簡化:通過OF的視圖選項減少與當前無關的事項帶來的干擾。

這樣就不需要刪除任務了,平時只需在視圖選項設置為“可用”,到回顧時可以選擇為“全部”,避免漏項。

3. 信息/文檔的管理

  1. “實體”文件:Total Commander(文件管理)/Everything(文件搜索)/金山快盤(文件同步)/IrfanView(圖片處理)
  2. “知識”文件:Evernote/微博/博客/備忘/iBooks筆記/思維導圖
  3. 簡化“桌面” (辦公桌面、電腦桌面、硬盤等)

4. Omnifocus使用習慣總結

Omnifocus適合“錯綜復雜”,具備回顧必要性的事件。
  1. 【空閑時】查看Omnifocus中“預測”和“已標注”(旗標),執行;
  2. 【來電時】開始錄入Omnifocus或紙筆(時間緊的時候),最終匯入Omnifocus“收件箱”;
  3. 【臨睡前】使用Mac版Omnifocus整體/批量調整各種項目/想法;
  4. 【周末】用Mac版Omnifocus回顧及下一步計劃準備。

三 還沒結束

工具再好用,它也僅僅是工具,無法代替你判斷、思考。本篇文章還僅僅停留在“術”的層面,后面還有很長的路要走。

希望有一天,現實社會中的人們不再被單一價值觀綁定,找到真正的快樂!

信息報錯網站上的任何錯誤,請提交給我們
重拾,時間管理,重拾,時間管理,親,你,管好,
中国福彩网四川